Alfa Pen använder en helt vanlig, men mycket ovanlig, bläckpenna från Anoto. Du använder den till att anteckna, skriva, fylla i blanketter/protokoll, kartanteckningar och allt annat som du gör med en vanlig penna. Det som gör den ovanlig är att den läser in, digitaliserar och lagrar allt du skriver. Dina handanteckningar tolkar vi automatiskt till text och informationen i pennan kan sen föras över till rätt plats i verksamhetssystemet. Överföringen görs via mobilen eller en dockningsstation vid din dator.

Alfa Pen registrerar dessutom vem som använder pennan och vid vilken tid anteckningarna gjorts. Om man överför informationen via mobilen kan du också få platspositionering där anteckningen gjorts. Tillsammans med informationen kan du bifoga bilder som förs över i verksamhetssystemet t.ex. vid inspektioner eller hembesök.

Använder du modulen Alfa Protokoll får du automatiskt standardiserade protokoll utskrivna. Protokollen bygger på resultatet av anteckningarna i formuläret som du fyllt i med Alfa Pen.

Informationsflödet är dubbelriktat. Uppgifter från verksamhetssystemet kan föras över till formulären som t.ex. arbetsordrar eller uppgifter från tidigare inspektionsprotokoll.

Exempel på användningsoråden inom äldreomsorgen: Återrapportering vid hembesök, tidsuppföljning av insatser, avvikelserapportering, dokumentation av insatser, utredningar vid hembesök, biståndsansökningar och signeringslistor för medicindelning m.m.

Möjlighet finns att koppla Alfa Pen till andra system som t.ex. vårdtyngdsmätning.

LOV; externa aktörer inrapporterar utförda insatser och tid som utgör underlag för ersättningsnivån

Exempel inom tekniskförvaltning: Lekplats-, busshållsplats- och gatljusbesiktningar, tidrapportering av personal i fält, ventilationskontroll, skötsel- och underhållsprotokoll,  hyresöverlåtelser, fastighetsbildning, kartritningar, miljö- hälsoinspektioner, lager- och inventeringsformulär m.m.

Övriga exempel: När- och frånvaroregistrering i skolan, anteckningsblock för t.ex, sammanträdesprotokoll, matbeställning till barnomsorg, skola och äldreomsorg m.m.

Alfa Pen utvecklar kontinuerligt nya formulär för datainsamling med digitala pennor. Vi strävar efter standardiserade formulär som kan användas av många användare och levereras som standardpaket med valfritt antal pennor. Exempel på formulär är :

• Akutjournal på sekunden – snabba upp informationsflödet inom akut- och ambulansverksamheten.
•   Körorder för transport - Samlar in data som understöd för fakturering inom åkerier och transportfirmor
• Orderhantering - Samlar in orderdata åt återförsäljare ute hos kund 
• Tidrapportering- Detta breda område förekommer inom alla yrkesgrupper

Akutjournal på sekunden!

Ett av de stora informationslogistik problem på Sveriges sjukhus finns inom ambulans-, akut- och intensivvård. Där det som bäst behövs följer informationen inte patienten i digitalt format. På långt de flesta sjukhusen är informationen fort-farande pappersburen med alla nackdelar som det innebär.

Vi på Alfa har skapat en enkel lösning som med några sekunders fördröjning för all information från pappersjournalen vidare till de som behöver den. Det kan vara den aktuella läkare som befinner sig någon annanstans på sjukhuset, till en storskärm centralt på akutenheten, till röntgen, ortopeden eller eventuella specialister som blir nästa led i behandlingen. Den enda skillnaden från dagens hantering är att man i Alfas lösning använder en digital penna och skriver på ett digitalt papper. Det är fortfarande den vanliga journalen med det vanliga utseendet som används. Den följer patienten och anteckningar förs löpande på den. Efter varje anteckning dockas pennan och uppgifterna förs omedelbart över till en lokal webbapplikationen som visar aktuellt läge för varje patient och för hela akuten med de färger som används för prioriteringar.

Ambulans, akutenhet och intensivvård spelar ingen roll. Alla enheter kan använda denna metodik oberoende av den organisatoriska formen och oberoende av triagemetod. Det fungerar både med separata journaler för ambulans och akutenhet och en samlad akutjournal.

Det är inte varje dag man kan presentera en IT-lösning som inte kräver någon utbildning och några genomgripande förändringar. Men så är det med Alfa Akutjournal. Det är bara att jobba som vanligt och sist men inte minst: All information som registreras i akutjournalen kan överföras till vilken patientjournal som helst på den svenska marknaden.  Vill du veta mer? Kontakta

För många åkerier och budföretag så finns ett digert administrativt arbete som måste göras för att få ut en faktura till kunden. Vårt bidrag till att ändra på den saken är ett standardiserat körorderformulär där nödvändiga uppgifter kring uppdraget samlas in av chauffören i samband med att uppdraget utförs. Det kan antingen ske på ett förifylld formulär som skrivs ut när ordern tas emot eller om transporten rings in till bilen via ett tomt formulär som finns med i bilen. Uppgifterna som samlas in kan skickas till kontoret på två sätt: antingen dockas "dagens skörd" när chauffören kommer till kontoret eller så skickas uppgifter via mobiltelefon direkt från bilen så fort körordern är klar. Enkelt och smidigt! Det administrativa arbetet reduceras väsentligt och cash-flowet förbättras genom snabbare fakturering.

Säljare åker oftast runt i butiker och samlar in beställningar på olika produkter. I majoriteten av alla fall så är det inte lämpligt att använda sig av laptop/tablet PC i butiken så med hjälp av digital penna och papper så kan ordern nertecknas precis som förr, och när dagens säljbesök är över så överförs datat från pennan, tolkas och skickas in i affärssystemet.

Med en digital orderblankett skapas en helt ny möjlighet att effektivisera företagets viktigaste rutin: orderhanteringen. Följande exempel åskådliggör hur enkelt det kan göras: Ett företag med säljare som täcker hela Sverige har försett varje säljare med en digital penna. Orderformulären skrivs ut av och skickas till hälften av säljarna. Resterande säljare skriver själva ut formulären på egna skrivare. När ett orderformulär är ifyllt hos kunden och denne har skrivit under laddas det upp från pennan, via mobiltelefon till huvudkontoret. Här kontrolleras det mot en digital kopia av originalet och eventuella felaktigheter rättas till innan den bokas upp i affärssystemet och en automatisk orderbekräftelse skickas iväg som bilaga till ett mail.

Alfa Pen erbjuder standardformulär som förses med företagets logotyp och kontaktuppgifter och är klara att använda så fort integrationen med mottagarsystemet är klar och användarna fått sina pennor.

Tidrapportering

Många konsulter, serviceteknikare m fl rapporterar in hur mycket tid man lagt på olika aktiviteter i sitt arbete. Dessa rapporter är ofta underlag för fakturering och projektplanering men de måste som regel skrivas in ytterligare en gång i varje system. Det behövs inte längre! Genom att föra tidsrapporteringen med en digital penna på ett igitalt papper, så kan den nerskrivna datan snabbt föras över och digitaliseras för snabb införsel i ekonomisystemet. Det snabba dataflödet ger därför snabbare fakturering och en mycket enkel rapportering. .